Меню Закрыть

Как вести управленческий учёт в розничной сети магазинов?

 

В данной статье приводятся основные моменты, на которые надо обратить внимание при постановке управленческого учета в розничной торговой сети: рассматриваются вопросы планирования точки безубыточности в розничной торговой сети, выручки и итогового финансового результата.

  1. Первое, с чего надо начать при постановке управленческого учета в розничной торговой сети – это выделить Центры ответственности. Управленческий учет в рознице должен обязательно вестись в детализации по торговым точкам (магазинам, киоскам и т.д.). Каждый магазин представляет собой один Центр ответственности. Важно собирать все доходы и расходы в управленческом учете по отдельно взятому магазину. Подробнее о том, почему важно рассматривать каждую торговую точку как отдельный Центр ответственности можно прочитать в статье «Управленческий учёт в рознице: главное заблуждение». О том, как именно выделять Центры ответственности можно прочитать в «Пошаговом руководстве по постановке управленческого учёта».

При выделении Центров ответственности в розничной торговой сети не забудьте о том, что кроме магазинов, необходимо в качестве Центра ответственности выделить Аппарат управления. По этому Центру ответственности будут собираться прямые расходы на содержание Аппарата управления, которые впоследствии надо будетразносить (аллокировать) на торговые точки. Если Аппарат управления большой, то в качестве Центров ответственности нужно выделять отделы в составе Аппарата управления. Подробно о том, как выделять Центры ответственности можно посмотреть в «Пошаговом руководстве по постановке управленческого учёта».

  1. Далее важно правильно определить состав управленческой отчетности для розничной торговой сети, которая будет формироваться как по плану, так и по факту для анализа план-факт. Итоговыми управленческими отчетами всегда будут:
  • Бюджет доходов и расходов (БДР)
  • Бюджет движения денежных средств (БДДС)
  • Управленческий баланс.

Сразу отмечу,  что, не имея программного продукта, в котором управленческий учет будет вестись в полном объеме по принципу двойной записи и все три перечисленных отчета будут формировать автоматически, собрать БДДС и управленческий баланс в ЭКСЕЛЬ будет проблематично. А вот БДР получить в ЭКСЕЛЬ, имея данные БДДС и вспомогательные расчетные таблицы, более-менее реально. В любом случае надо понимать, что вообще без какого-либо программного продукта для грамотного ведения управленческого учета вам не обойтись.

  1. Разработать статьи и форматы БДР, БДДС и управленческого баланса. О том, как выделять статьи БДР и БДДС, можно прочитать в «Пошаговом руководстве по постановке управленческого учёта».
  2. Понять, как будут формироваться эти формы по плану и факту: в программном продукте или в ЭКСЕЛЬ?
  3. Прописать сроки формирования плановой и фактической отчетности и сотрудников, ответственных за составление каждой формы.
  4. Понять, какие вспомогательные расчетные таблицы (операционные бюджеты) надо будет составлять, чтобы получить итоговые формы: БДР, БДДС, баланс. О том, что такое операционные бюджеты и для чего они нужны, можно прочитать в «Пошаговом руководстве по постановке управленческого учёта». Скачать здесь. Примерный перечень плановых операционных бюджетов для небольшой розничной торговой сети может быть таким:
  • План по выручке
  • Расчет плановой себестоимости
  • План по аренде и коммунальным услугам в детализации по торговым точкам и аппарату управления (аренда офиса и центрального распределительного склада).
  • План по коммерческим и административно-управленческим расходам аппарата управления.
  • План по зарплате и отчислениям с зарплаты продавцов
  • План по зарплате и отчисления сотрудников аппарата управления
  • План по налогам: НДС,  налог на прибыль, налог на имущество, УСН, ЕНВД и т.д.
  • План по амортизационным отчислениям
  • План по прямым расходам: в детализации по торговым точкам и аппарату управления

Понятно, что все вышеперечисленные таблицы, составленные для планирования, по итогам отчетного периода заполняются фактическими данными. Таким образом, уже на уровне операционных бюджетов можно проводить анализ план-факт для выявления отклонений и объяснения их влияния на итоговый финансовый результат отдельно взятой торговой точки, а затем и всей розничной торговой сети.

  1. Следующим важным моментом, на который надо обращать внимание при постановке управленческого учете в розничной торговой сети, является уровень постоянных расходов на содержание аппарата управления. Это тем более важно, чем меньше розничный бизнес.  Постоянные расходы на содержание аппарата управления, как-то: аренда офиса, зарплата и отчисления с зарплаты офисных сотрудников, расходы на офисную и  ИТ-инфраструктуру и т.п. расходы — при высоком уровне аналогичных постоянных расходов самих торговых точек могут «съедать» приносимую этими торговыми точками выручку и приводить бизнес к убытку либо давать владельцу розничной торговой сети меньше прибыли, чем он рассчитывает.  На практике это может означать, что при имеющемся уровне постоянных расходов аппарата управления бизнес нерентабельно вести, если торговых будет точек меньше определенного количества. Очень важно понять, каким должно быть минимальное количество торговых точек, которое при условии прибыльной работы каждой точки будет гарантированно давать бизнесу прибыль при неизменном уровне постоянных расходов на содержание аппарата управления и самих точек. Из этого важного момента вытекает следующий пункт.
  2. Расчет точки безубыточности в розничной торговой сети. В розничном бизнесе по каждой торговой точке важно определить точку безубыточности, т.е. тот уровень постоянных и переменных расходов, при котором точка будет выходить «в ноль». Для определения плановых постоянных и переменных расходов, наряду с известными величинами, например, аренды и зарплаты,  для планирования ряда косвенных расходов может понадобиться статистика предыдущих периодов. При расчете точки безубыточности нельзя забывать о том, что к прямым расходам торговой точки должны быть обязательно добавлены путем распределения (аллокации) расходы аппарата управления.  В противном случае расчет будет неверен.

Для чего нужен расчет точки безубыточности? Для того чтобы не ошибиться при установлении плановой величины выручки.

  1. Планирование выручки в розничной торговой сети. Установление плановой величины выручки для конкретной торговой точки в розничной торговой сети необходимо для:
  • Планирования итогового финансового результата торговой точки по месяцам года и на год.
  • Планирования общего финансового результата розничной торговой сети по месяцам года и на год.
  • Установления плана продаж для продавцов конкретной торговой точки на месяц с разбивкой по дням для обеспечения ежедневного контроля выручек всех торговых точек и торговой сети в целом.
  • Разработки системы премирования (мотивации) для продавцов.

При планировании выручки в розничной торговой сети нужно учитывать следующее:

  • Точку безубыточности: чтобы гарантировать себе прибыль по отдельно взятой торговой точке.
  • Статистику предыдущих периодов.
  • Желаемый процент увеличения продаж.
  • Сезонность.
  • Экспертную оценку собственника или финансового специалиста.

Этот подход можно применять в малом  и среднем розничном бизнесе.

В крупной рознице надо, конечно же, еще учитывать занимаемую долю рынка, конкуренцию, какую долю рынка компания хочет занять в предстоящем периоде и другие факторы, грамотно оценить которые – задача отдела маркетинга.

Таким образом, мы рассмотрели основные моменты, на которые надо обратить внимание при постановке управленческого учета в розничной торговой сети.

 

Возврат к списку статей