Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок

Управленческий учёт и первый рабочий день: какая связь?


Автор: Ольга Феклисова

Управленческий учёт и первый рабочий день: какая связь?

Когда давно работаешь в офисе, будучи погруженным в текучку, перестаешь обращать внимание на некоторые моменты, в частности на то, как непросто иногда бывает обустроиться на новом месте и организовать рабочий процесс новому сотруднику.

Поверьте, первый рабочий день, а иногда и несколько первых дней, могут стать самыми веселыми в жизни нового сотрудника.

Новые сотрудники, которые только пытаются обустроиться на рабочем месте и у которых все в первый раз: первая отправка документа на печать, первый телефонный звонок коллеге, первый мэйл, зачастую сталкиваются с целым рядом проблем.

О том, что при выходе на новое рабочее место у сотрудника может не оказаться настроенного компьютера, подключенного к принтеру, который печатает, я и говорить не буду. Никогда не пойму ЧТО мешает ИТ-специалистам перед тем как говорить, что все готово, ПРОВЕРИТЬ, что документ:

а) отправляется на печать

б) отправляется на печать на тот принтер, где вы предполагаете его получить, а не в кабинет на соседнем этаже, о существовании которого вы даже не подозреваете.

Но, допустим, вы новый сотрудник и вам повезло: в первый рабочий день комп установлен, телефонный аппарат есть, принтер, пусть и не с первого раза, но печатает, и даже кто-то позаботился о канцтоварах для вас и тут… вы пытаетесь позвонить какому-нибудь своему новому коллеге или отправить ему сообщение по электронной почте…

В этот-то момент вы и понимаете, что вам нужен… телефонный справочник! И как только вам пришла в голову эта мысль, в следующие несколько минут вы обнаруживаете:

• отсутствие единого телефонного справочника компании с должностями, фамилиями и внутренними телефонами сотрудников. Как же выходят из положения другие сотрудники?» – задаетесь вы вопросом? Оказывается, что у каждого (!) есть свой (!) справочник внутренних телефонов, по крупицам собранный годами… Если вам повезло, и в компании справочник телефонов все же есть, то 9 из 10, что без посторонней помощи недавно обретенных коллег вам самому в нем не разобраться, потому что:

    • по непонятным причинам в списке телефонов отсутствуют некоторые отделы или департаменты… и, как назло, среди отсутствующих может быть именно тот отдел, с сотрудником которого вы поставили себе задачу связаться, непременно в течение первого рабочего дня. Поэтому следующие 30 минут вы тратите на поиск сначала телефона секретаря, чтобы запросить у него все-таки телефонный справочник всей компании (а финансисту-бюджетнику он позарез необходим, т.к. это наш первый рабочий инструмент), потом на ожидание, когда тебе этот справочник пришлют, и… приближаетесь к общению с нужным вам коллегой, но… только на полшага. Потому что следующее, что вы обнаруживаете в этом справочнике, это:
    •  имеющиеся ФИО расставлены не по должностям. И даже не по алфавиту, а по правилам, известным только тому неизвестному, который этот справочник составлял. Поэтому ФИО финансового директора может быть «закопано» где-то в середине списка сотрудников финансового департамента.
    • Вам повезло и вы нашли должность нужного вам сотрудника. Рано радуетесь. Во-первых, сотрудник, фамилию которого вы видите напротив нужной вам должности, может уже в компании не работать. Во-вторых, в справочнике может быть указан не тот номер телефона. Я это не придумала, я с этим сталкивалась...

Конечно, ваши замечательные новые коллеги вам помогут. Но! Спрашивается: а по какой такой причине нужно потратить добрую половину дня только на то, чтобы невероятными усилиями и ценой потерянного времени раздобыть….ТЕ-ЛЕ-ФО-НЫ?

Вот объясните мне, почему нельзя выложить телефонный справочник с актуальными ФИО, должностями и телефонными номерами на сервер в папку с общим доступом и дать каждому новому сотруднику ссылку на нее? А секретаря обязать поддерживать этот справочник в актуальном состоянии, получая от отдела кадров информацию об уволенных и принятых сотрудниках? Почему нельзя сделать этот справочник с уважением, в первую очередь к себе, и включить в него ВСЕ подразделения компании, в т.ч. филиалы, а не только сотрудников Центрального офиса? Почему нельзя расположить ФИО сотрудников одного департамента по отделам, в рамках отдела – по алфавиту и указать актуальные должности? Почему нельзя дать возможность сортировки информации по любому из полей, чтобы можно было найти нужного сотрудника, не ломая зрение, а зная его ФИО, или отдел, или должность?

Итак, прошло уже полдня и вы у заветной цели: нашли нужный вам телефон нужного вам человека и даже поговорили с ним и теперь он ждет от вас файл по электронной почте.

Успешно справившись с задачей «Найди телефон», надеюсь, вы не испытываете иллюзий, что второй аттракцион первого рабочего дня: «Нашел телефон? Одолей аутлук!» будет не менее захватывающим?

С чем можно столкнуться тут?

• Отсутствие единой программы для обмена сообщениями электронной почты. Вы думаете все, как и вы, используют простой и понятный Outlook? Это ДАЛЕКО НЕ ТАК! Во-первых, не все компании пользуются аутлуком. Некоторые используют совсем уж оригинальные версии таких почтовых программ, о существовании которых вы даже не подозревали. Если вы привыкли к аутлуку и сталкиваетесь вдруг с такой программой, сочувствую вам. Вдвойне. Потому что мало того, что она сама по себе может не обладать дружелюбным интерфейсом аутлука, но и еще и может иметь все проблемы аутлуку присущие. Потому что даже в тех компаниях, которые используют аутлук, распространено следующее:

    • установка разных версий аутлука на компьютерах пользователей. Иногда это приводит к тому, что полученные файлы не читаются...
    • В аутлуке отсутствует централизованный список всех сотрудников компании. «Что делать?» - в который раз за день задаетесь вы вопросом, и к вам на помощь снова спешат ваши новые коллеги, ВЫСЫЛАЯ нужный вам адрес электронной почты со своей в виде текстового сообщения! И у них у самих, ваших коллег, есть только НЕКОТОРЫЕ адреса мэйлов, собранные, как и телефоны, в течение того периода, который они в компании работают.

У вас в компании такого нет? Вам повезло! Если у вас еще и коллеги люди приятные, то повезло вдвойне. А если и зарплата вас устраивает, то сбросьте мне через страницу «Контакты» название вашей компании и ваши координаты, я обязательно поставлю вас в пример и свяжусь с вами для обмена опытом)) Дорожите своей работой и не читайте такие статьи.

Удивительно, но правильная постановка управленческого учета организует всех и вышеперечисленные проблемы, не имеющие, казалось бы, к управленческому учету, никакого отношения, через полгода-год с момента выстраивания системы управленческого учета чудесным образом исчезают. И как-то без сверх усилий, а в рабочем порядке это происходит. И делают это не сотрудники финансового отдела, а секретари (телефонный справочник) и ИТ-отдел (настройка компа и Аутлука).

Только для выстраивания системы управленческого учета и наведения порядка в компании во всех остальных вопросы как всегда нужны: желание руководства, грамотные специалисты и… разумные сроки.

И тогда вы избежите следующих распространенных ошибок при контроле транспортных расходов, например.


Предыдущая статья
Следующая статья


Возврат к списку статей
Управленческий учёт: ассорти статей для чайников и практиков
 
Управленческий учёт для начинающих
Управленческий учёт для директора
Учёт и отраслевые решения
Управленческая отчётность
Как подготовиться и сдать ДипИФР?
Практические вопросы учёта
Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок