Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок

Управленческий учёт транспортных расходов: типичные ошибки


Автор: Ольга Феклисова

Управленческий учёт транспортных расходов: типичные ошибки

Казалось бы, какие сложности могут возникнуть в том,  как отражать  в управленческом учете транспортные расходы?

Однако на практике я постоянно сталкиваюсь с тем, что даже те компании, у которых управленческий учет давно уже есть, не всегда могут правильно учитывать транспортные расходы.

На самом деле все, как всегда, просто.

Правильный учет транспортных расходов зависит только от того, насколько верно или неверно вы их классифицируете. Все!

Все ошибки в управленческом учете – из-за неправильной классификации (интерпретации) тех или иных транспортных расходов, а также из-за того, что некоторые расходы, относимые на «транспортные», по сути, транспортными расходами не являются.

Самая распространенная ошибка – относить на транспортные расходы все, что так или иначе связано с транспортом, машинами, проездом, а это не так.

Запомните: не все расходы, связанные с транспортом, являются транспортными! Ниже я расскажу об этом.

Итак.

Существует всего 3 группы транспортных расходов:

  1. Транспортные расходы, относимые на себестоимость товара (сырья и материалов). Это все расходы, связанные с доставкой товара (сырья и материалов) от поставщика до НАШЕГО склада. Под эти расходы выделяется отдельная статья в БДДС (БДР), которая может называться, например, «Заготовка и доставка товара до склада». Эта статья детализируется на подстатьи (по тем расходам, связанным с доставкой товара до склада, которые у вас есть):
  • таможенное оформление и доставка – платежи таможенным брокерам за таможенное оформление товара;
  • транспортно-экспедиторские услуги  - услуги сторонних транспортных компаний по доставке товара, сырья и материалов до склада;
  • погрузо-разгрузочные работы – услуги сторонних транспортных компаний (или сторонних грузчиков), нанятых для погрузки-разгрузки товара на наш склад (ВНИМАНИЕ: услуги собственных грузчиков тут ни при чем. Мы им за это зарплату платим. А это уже наши расходы на персонал, а не себестоимость товара).
  • хранение товара – относятся расходы по хранению товара на таможне до прохождения таможенной очистки, в т.ч. демеридж (аренда) контейнеров;
  • страхование перевозки грузов – платежи сторонней страховой компании за страховку груза при его доставке до нашего склада;
  • оформление логистических  документов: сертификатов, свидетельств на товар, т.п., в том случае, если они увеличивают себестоимость товара;
  • штрафы, плата за простой – например, штраф за простой контейнера на таможне в связи с задержкой растаможки, ложится на себестоимость той партии товара, которая в этом контейнере находится;
  • прочее – прочие расходы, которые ложатся на себестоимость товара при его доставке до нашего склада, под которые нецелесообразно выделять отдельную подстатью.

А вы консультируетесь при выделении статей в управленческом учете, в частности, по расходам относимым на себестоимость, и, в частности, по транспортным, с Главным бухгалтером? Нет? Нууу… это неправильно. Поверьте мне, ваша бухгалтерия давно уже разобралась, что формирует у вас себестоимость товара (сырья, материалов), а что нет.

Так что очень рекомендую спросить Главного бухгалтера, какие транспортные расходы ОН/ОНА относит на себестоимость. И сделать в управленческом учете аналогично.

Если при доставке товара до склада используется собственный транспорт, то в управленческом учете расходы на содержание этого транспорта можно относить на себестоимость товара. Целесообразно делать это в 2-х случаях:

  • если указанный собственный транспорт используется ТОЛЬКО для доставки товара до склада и больше нигде. В противном случае, сложно будет делить расходы на те, которые к себестоимости относятся и те, которые к ней отношения не имеют.
  • Если экономический эффект от отнесения затрат по собственному транспорту на себестоимость выше затраченного на это времени.

Здесь также нелишним будет проконсультироваться с бухгалтерией. Зачем нам принципиальные существенные расхождения между порядком учета транспортных расходов в бухгалтерском и управленческом учете? Зачастую это вовсе неоправданно.

  1. Транспортные расходы по доставке товара, относящиеся к коммерческим расходам.

Это самая интересная группа. Чаще всего ошибки случаются при принятии решения об отнесении транспортных расходов к первой, вышерассмотренной, и к этой группе.

К коммерческим транспортным расходам относятся следующие:

  • расходы по доставке товара собственным или арендованным транспортом до клиента,
  • расходы по доставке товара собственным или арендованным транспортом в филиалы,
  • транспортные расходы, связанные с  перемещением товара со склада на склад (внутренняя доставка).

В бюджете под эти расходы можно выделить следующие статьи:

Статья «Внутренняя доставка (перемещ. товара со склада на склад)» – без детализации на подстатьи, т.к. расходы по этой статье, как правило, не бывают слишком велики в сравнении с расходами по другим статьям.

Статья  «Доставка товара потребителям (в т.ч. филиалам)» с детализацией на подстатьи:

  • транспортно-экспедиторские услуги - оплата услуг транспортных компаний при доставке товара до клиента. Если товар до клиента везем собственным транспортом, то расходы на содержание этого транспорта правильнее учитывать в следующей (третьей) группе статей;
  • погрузо-разгрузочные работы – оплата услуг сторонних компаний или грузчиков при погрузке-разгрузке товара, доставленного клиенту или в филиал;
  • экспертиза груза – оплата услуг сторонних компаний по экспертизе груза при его доставке клиенту;
  • страхование перевозки грузов – оплата страхования груза при его перевозке до клиента или в филиал;
  • штрафы, плата за простой – при доставке груза клиенту или в филиал;
  • прочее – прочие расходы при доставке груза клиенту или в филиал, под которые нецелесообразно выделять отдельную подстатью.

Может показаться, что указанные подстатьи  дублируют подстатьи, выделенные выше в статье «Заготовка и доставка товара до склада». Однако это не так! 

На семинаре "Управленческий учёт: с чего начать?" я подробно рассказываю, как грамотно выделять статью БДДС. И обращаю внимание на то, что от того, в каком разделе БДДС находится статья и от того, как она называется, пользователям однозначно должно быть понятно, какие расходы на нее относить. Т.е. статья «Заготовка и доставка товара до склада» находится в БДДС в разделе «Расходы по основной деятельности» и относится к группе статей «Оплата товаров, работ, услуг».

Статьи же «Внутренняя доставка (перемещ. товара со склада на склад)» и «Доставка товара потребителям (в т.ч. филиалам)» находятся в БДДС в разделе «Расходы по основной деятельности», но относятся в группе статей «Коммерческие расходы».

Неправильно относить на себестоимость транспортные расходы, перечисленные во второй группе! Это не только искажает (уменьшает) валовую прибыль, но и существенно усложняет (тормозит) расчет себестоимости. На практике это означает, что себестоимость в управленческом учете может формироваться с опозданием на месяц.

  1. Третья группа транспортных расходов – это расходы на содержание личного транспорта учредителей или разъездного транспорта, используемого в служебных целях.

Данная группа транспортных расходов находится в БДДС в разделе «Расходы по основной деятельности» и относится либо к группе статей «Административно-управленческие расходы» либо «Коммерческие расходы». Тут уж решайте сами, в какую группу их лучше включить.

Если вы будете отделять расходы на содержание личного автотранспорта учредителей от расходов на транспорт, используемый для разъездов в служебных целях, то тогда можно включить  учредителей – в группу «Административно-управленческих расходов», а разъездной – в «Коммерческие». Но принципиальной  важности в том, в какую группу (АУР или коммерческих) расходов включить транспорт учредителей и разъездной нет. Поэтому чтобы не усложнять бюджет, лучше сделать одну статью «Расходы на содержание служебного автотранспорта» в разделе «Коммерческие расходы». Принципиально ВАЖНО отделить транспортные расходы, влияющие на себестоимость, от коммерческих транспортных расходов и затем от «всех остальных» транспортных расходов. И принципиально ВАЖНО «все остальные» правильно классифицировать по смысловой нагрузке дальше.

Итак, в БДДС нужна статья «Расходы на содержание служебного автотранспорта», которая может быть детализирована на следующие подстатьи:

  • топливо
  • расх. материалы, ремонт, ТЭО, мойка
  • гаражно-стояночные услуги
  • страхование, сигнализация
  • прочее.

Таким образом, мы закончили с транспортными расходами.

А что делать с расходами на проезд на поезде, самолете и т.д.? – спросите вы. В какие транспортные расходы их включать?

А куда относить расходы на оплату проезда курьеров?

А куда относить расходы на оплату компенсации за проезд сотрудников, например,  проездные на метро?

Все очень просто. Это все разные расходы. Расходы, связанные с транспортом, но… они никакого отношения не имеют к уже рассмотренным нами 3-м группам транспортных расходов.

Это очень важно понять! Расходы на билеты на поезд, самолет, проездные курьерам и т.д. НЕ ДОЛЖНЫ увеличивать ни одну из статей/подстатей, рассмотренных в 3-х группах. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ!

Так куда же их относить?

Расходы на проезд поездом, самолетом и т.п. связаны ведь с командировками? Значит, они должны увеличивать расходы по статье «Командировочные расходы» и относиться на подстатью «проездные документы, в т.ч. проезд курьеров». В данном случае и все перемещения курьеров, связанные с разъездным характером их работы, рассматриваются как «местные командировки».

А вот если вы регулярно определенным категориям сотрудников компенсируете расходы на проезд до офиса в виде, например, оплаченного на месяц проездного на общественный транспорт, то такие расходы в управленческом учете правильно классифицировать как «Расходы на персонал». Ведь они увеличивают общие расходы компании на персонал, так? Не транспортные! А расходы на содержание персонала. Чувствуете разницу? И могут рассматриваться как элемент компенсационного («социального», как его еще называют) пакета, наряду с компенсацией расходов на мобильную связь, даже если официально у вас в компании такого пакета нет. Кстати, и с мобильной связью тоже аккуратнее. Если вы на ежемесячной основе компенсируете определенным категориям сотрудников расходы на мобильную связь в рамках установленных сумм или лимитов, то это увеличивает ваши расходы на персонал:  компенсационный (социальный) пакет. А вот если вы оплачиваете сотруднику мобильную связь только во время его нахождения в командировке, то, извините, это увеличивает командировочные расходы компании.

Понятно? Еще раз. Если вы оплачиваете проездной на месяц для курьера, то эти расходы увеличивают расходы компании по статье «Командировочные расходы», которая может иметь следующие подстатьи:

  • проездные документы, в т.ч. проезд курьеров
  • проживание
  • суточные
  • моб. связь и телефонные переговоры в командировке
  • прочее.

Сама статья «Командировочные расходы» находится в разделе «Расходы по основной деятельности» и относится к группе статей «Коммерческие расходы».

Если вы ежемесячно оплачиваете проездные для «льготных» категорий сотрудников, то это увеличивает ваши расходы на персонал: раздел «Расходы по основной деятельности», группа  статей «Расходы на персонал» или «Социальный пакет», соответствующая статья или подстатья.

С транспортными расходами все. Вопросы можете задавать здесь.

Подробно об этом и многое другое Вы можете узнать на семинаре "Управленческий учёт: с чего начать?". Ближайшие даты и стоимость. Программа семинара. Отзывы.

А хотите узнать, как сократить расходы на канцтовары?


Предыдущая статья
Следующая статья


Возврат к списку статей
Управленческий учёт: ассорти статей для чайников и практиков
 
Управленческий учёт для начинающих
Управленческий учёт для директора
Учёт и отраслевые решения
Управленческая отчётность
Как подготовиться и сдать ДипИФР?
Практические вопросы учёта
Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок