Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок

Внедрение системы планирования до начала проекта автоматизации. Роль планирования при подготовке к автоматизации


Автор: Ольга Феклисова

Внедрение системы планирования до начала проекта автоматизации. Роль планирования при подготовке к автоматизации

Речь пойдет о важности внедрении системы планирования денежных средств, доходов и расхоов, т.е. составления плановых бюджетов, до начала проекта автоматизации.

При грамотной организации процесса планирования можно изначально задавать значение прибыли и других показателей и выстраивать все остальные бюджеты под них, т.е. планировать «от желаемого». Это достигается не сразу, возможно только тогда, когда процесс составления бюджетов полностью автоматизирован, но к этому надо стремиться.

Очень важно научиться планировать перед началом проекта автоматизации.

Утверждение.

Автоматизация должна быть следствием отработанных бизнес-процессов, в частности, планирования. Пока нет системы планирования, говорить об автоматизации преждевременно.

Почему нельзя проводить автоматизацию до внедрения и отработки процесса планирования?

Часто встречается ситуация, когда собственники компании рассматривает автоматизацию как панацею от всех проблем, связанных с управлением финансами.

Однако если у руководителей Центров ответственности и рядовых менеджеров нет четкой формулировки ожиданий от проекта автоматизации, с уверенностью можно говорить, что такой проект не будет успешным. В любом случае, материальные, временные и трудовые затраты на автоматизацию будут несопоставимы с полученной выгодой.

  • Покупка ERP-системы – дорогостоящая идея, к которой компания должна подойти с четким пониманием того, для чего ей это нужно. При этом важно, чтобы четкое понимание было не столько у собственников бизнеса, сколько у самих менеджеров и линейных руководителей, т.к. автоматизация в первую очередь коснется участков работы каждого из них.
  • У сотрудников компании должно быть четкое представление о бизнес-процессах на местах, не говоря уже о систематизации этой информации по всему Холдингу, ведь автоматизация, как правило, проходит на уровне Холдинга.
  • Существует опасность, что, закупив дорогостоящий программный продукт, не отработав при этом процесс планирования, менеджеры, которые не обучены составлять планы, не ведут работу по анализу отклонений фактических показателей от плановых, не отчитываются, почему у них есть такие отклонения и т.д., даже если им показать, как это делать в программе, будут использовать только 10% возможностей системы, т.е. деньги будут потрачены впустую. Когда менеджеры будут понимать, для чего им это нужно, они смогут четко сформулировать техзадание для консультантов, и их мотивация в этом случае будет выше, т.к. появится личная заинтересованность.
  • Как показывает опыт компаний, прошедших через внедрение ERP-систем, если инициатива идет «сверху» со стороны руководства, а у менеджеров отсутствует понимание, для чего автоматизация нужна лично ИМ, в коллективе нарастает внутреннее сопротивление, что приводит к увеличению сроков реализации проекта в 2-3 раза, и, соответственно, к удорожанию стоимости услуг внедряющей компании в 0,5-2 раза.

В результате внедрения планов и отработки процесса планирования ДО АВТОМАТИЗАЦИИ компания должна получить:

  • четкое представление обо всех бизнес-процессах и о том, как они выполняются;
  • понимание того, какие процессы занимают много ручного труда, какие из них можно и нужно автоматизировать, при этом к моменту автоматизации некоторые бизнес-процессы уже могут быть отработаны в Excel и 1С, следовательно, перенести их в новый программный продукт будет проще;
  • эффективное управление ресурсами компании, объемом продаж, себестоимостью, затратами, Дт/Кт задолженностью и т.п., через обобщение такой информации на уровне всего Холдинга или Группы компаний;
  • базу данных для принятия управленческих решений в текущем моменте времени;
  • увеличение финансовых результатов;
  • повышение управляемости компании в целом.

Выводы.

К автоматизации нужно подходить подготовленными.

Автоматизации должна предшествовать отработка процессов планирования, а не наоборот.

Автоматизацию нужно начинать тогда и только тогда, когда отработана процедура сбора планов и их анализа, отработана процедура составления фактической отчетности и анализа план/факт, работа каждого менеджера и каждого подразделения структурирована и систематизирована на уровне Холдинга, есть понимание, что ежедневные функции могут выполняться эффективнее и легче за счет автоматизации ручного труда по конкретным бизнес-процессам и участкам учета, сложилось четкое представление о том, каким образом это должно быть реализовано в программе.

В противном случае проект автоматизации может, как минимум, не принести ожидаемого эффекта, а, как максимум, вообще провалиться.

Будет жалко потраченных денег и времени.

Будет разочарование в коллективе, следовательно, Вы получите еще больше сопротивления при втором "подходе к снаряду", если таковой состоится.

И я Вам искренне этого НЕ желаю.

Так что потратьте время и силы, чтобы выстроить процессы.

Здесь не должно быть иллюзий: на выстраивание бизнес-процессов может потребоваться от года до трех-четырех лет в зависимости от масштабов и задач Вашего бизнеса.

Потратьте время на выбор нужного именно ВАМ программного продукта.

Потратьте время на выбор поставщика этого продукта. Такой подход может показаться растянутым, но, в результате, Вы однозначно сэкономите деньги и повысите свои шансы на успешное доведение проекта автоматизации до конца.

Подробно об этом и многое другое Вы можете узнать на семинаре "Управленческий учёт: с чего начать?". Ближайшие даты и стоимость. Программа семинара. Отзывы.


Предыдущая статья
Следующая статья


Возврат к списку статей
Управленческий учёт: ассорти статей для чайников и практиков
 
Управленческий учёт для начинающих
Управленческий учёт для директора
Учёт и отраслевые решения
Управленческая отчётность
Как подготовиться и сдать ДипИФР?
Практические вопросы учёта
Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок