Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок

Инструкция как написать инструкцию


Автор: Ольга Феклисова

Инструкция как написать инструкцию
1.    Писать инструкцию просто, понятно, чётко, без воды. Не растекаться мыслью. То, что просто, - значит, понятно. То, что просто и понятно, - работает.

2.    Писать инструкцию так, чтобы она одинаково понималась как сотрудником, давно работающим в компании и закомым со спецификой бизнеса, ассортиментом  и профессиональным сленгом, так и тем, кто впервые взял инструкцию в руки. Инструкция написана понятно, если у прочитавшего ее не возникает уточняющих вопросов, либо их минимальное количество и они, действительно, уточняющие.

3.    Все наиболее употребляемые сокращения и аббревиатуры вынести в начало инструкции с расшифровкой и опредениями, т.к. одну и ту же аббревиатуру разные люди могут расшировать по-разному.
Например, аббревиатуру УК – юрист расшифрует как «Уголовный кодекс», финансист – как «Управляющая компания».

4.    Обязательно делать Содержание (Оглавление) в начале документа через функцию автоматического сбора заголовкой в WORD, чтобы:
•    читающему было сразу понятно, какие разделы в ней есть, следовательно, ответы на какие вопросы он получит;
•    можно было попасть в нужный раздел по гиперссылке из содержания.

5.    Ссылки внутри документа: с одного фрагмента на другой делать гиперссылками для быстроты попадания в нужный раздел и упрощения поиска.

6.    Обязательна нумерация страницы. Лучше делать в формате: номер страницы/общее количество страниц в документе, чтобы сразу был понятен объем документа.

7.    Верстка документа:
•    новая мысль – с нового абзаца. Делать пробелы между абзацами, тогда тест лучше воспринимается.
•    Новый раздел – с новой страницы: документ в этом случае проще читается.

8.    Не допускается составление инструкции от первого лица: местоимение «я» надо заменять обезличенным предложением.

9.    Избегать ФИО конкретных сотрудников, вместо них писать должность, за которой закреплена описываемая в инструкции функция: сотрудник может уволиться/перейти на другую позицию в компании, должность/функция останется.

10.    При написании инструкции по работе в каком-либо програмном продукте приводить принт-скрины страниц для лучшей визуализации описания.

11.    При написании инструкции по оформлению документов прикладывать приложениями правильно заполненные образцы первичной документации с описанием всех нюансов заполнения, которые могут встретиться на практике.

Предыдущая статья
Следующая статья


Возврат к списку статей
Управленческий учёт: ассорти статей для чайников и практиков
 
Управленческий учёт для начинающих
Управленческий учёт для директора
Учёт и отраслевые решения
Управленческая отчётность
Как подготовиться и сдать ДипИФР?
Практические вопросы учёта
Заказать постановку управленческого учёта
Оставить заявку Заказать звонок